Tako je došlo do podele rada između pojedinih delova uprave u postupku rešavanja službenih zadataka.
To je pak pored porasta broja knjiga i dokumenata dovelo i do naglog narastanja broja dokumenata aktnog oblika. U ranijim vekovima korišćeni sanduk za čuvanje dokumenata postao je nedovoljan. Članom XVIII. Privilegije Marije Terezije, izdate 1751. godine stanovnicima Potiskog dištrikta, opštinskom notaru je stavljeno u zadatak čuvanje dokumenata u sredenom stanju u zaključanim ormanima. Prošao je, međutim, celi vek, računajući od ovog prvog državnog pokušaja formiranja arhiva, do časa kada se počinju spominjati arhivi Ade, Bečeja, Kanjiže, Sente i Srbobrana.
U 19. veku su pored opštinskih, crkvenih i cehovskih arhiva nastale i arhive raznih udruženja građana, ustanova, preduzeća i pojedinaca. U tome vremenu su ljubitelji starina i istraživači zavičajne istorije, članovi porodica Dudaš, Vujić i Gomboš, formirali prve arhivske zbirke na našem terenu. U kapitalističkom društvenom uređenju arhive su smatrane privatnim vlasništvom. Građa od istorijske vrednosti nije bila zakonom zaštićena. Zaštita arhive zavisila je od dobre volje i interesa tvorca ili vlasnika iste.
Organizovanje današnje arhivske službe i formiranje mreže započeto je već 1944. godine. Prvu konkretnu Odluku o načinu privremenog obrazovanja muzeja, zaštite spomenika kulture, arhiva i biblioteke objavio je Glavni izvršni odbor Narodne skupštine AP Vojvodine 2. novembra 1946. godine, a njom se predvida osnivanje devet „kulturno-naučnih zavoda” u Vojvodini, među njima i našeg u Senti, sa nadležnošću na teritoriji grada Sente, senćanskog i bečejskog sreza. Ovi su zavodi u stvari bili začeci muzeja sa „arhivskom delatnošću”. NJihovi poverenici prvenstveno su pristupili organizaciji muzejskih poslova. Zbog toga su pokrajinske vlasti već naredne godine imenovale i arhivske poverenike, za senćansko područje a među njima i Lazara Kragujevića. Nažalost, ni novoimenovani rukovodioc nije mogao da spasi dvovekovnu arhivu opštine Sente. Činovnici Gradskog narodnog odbora izvršili su škartiranje građe iz perioda 1769–1936. Tom prilikom je predato otpadu više od tri vagona „papira“. Ovo nestručno škartiranje je nanelo veću štetu arhivskoj građi nego svi dotadašnji ratovi i požari, a Kragujević je bio izbačen iz službe pošto je prostestovao protiv ovakvog postupka.
Na pritisak viših vlasti NO Sente je januara 1950. godine imenovao Ivana Preradova za rukovodioca arhivskog sabirnog središta u Senti, ali o osnivanju središta pismeno nije rešavao. Arhivu Vojvodine je dosadilo odugovlačenje vremena, te je on svojim aktom br. 1018. od 14. novembra 1950. godine osnovao Arhivsko središte u Senti. Nakon toga je NO Sente imenovao za rukovodioca dr. Miloša Kneževića, a za njegovog zamenika Preradova. Dolaskom Kneževića za rukovodioca započet je pravi posao na zaštiti arhivske građe na teritorijama srezova senćanskog i bečejskog. Nakon donošenja Zakona o državnim arhivima NR Srbije, krajem 1951. godine, na inicijativu Saveta za prosvetu i kulturu GION SAPV i tada već Državnog arhiva AP Vojvodine, pristupilo se pretvaranju arhivskog sabirnog središta u gradski državni arhiv. To je učinjeno Rešenjem Saveta za prosvetu, nauku i kulturu Vlade NR Srbije broj 399. od 17. januara 1952, godine i Rešenjem Izvršnog odbora NO Sente broj 17580 od 19. januara 1952. godine. Ovaj datum smatramo osnivačkim datumom našeg arhiva. Krajem 1955. godine imenovani su i prvi članovi Saveta arhiva. Na osnovu Rešenja NO sreza Sente broj 5588 od 27. decembra 1955. godine arhiv je postao sreska ustanova. Od 1. januara 1956. godine promenio je naziv u Državni arhiv. Od 1. januara 1959. godine ustanova pak dobija naziv Istorijski arhiv Sente. Kada je 1. januara 1960. godine ukinut NO sreza Sente, arhiv je postao ustanova NO sreza Subotice. Od 24. marta 1965. godine arhiv je podređen Pokrajini, a nakon dve godine osnivačka prava su vraćena opštinama. Upis Istorijskog arhiva u registar okružnog privrednog suda u Subotici kao opštinske ustanove izvršen je 23. decembra 1965. godine.
Skupština opštine Senta je 22. septembra 1967. godine, uz saglasnost opština Ada, Bečej, Kanjiža i Srbobran, donela Odluku pod brojem 030/5-1967 o regulisanju statusnih pitanja regionalnog Istorijskog arhiva u Senti. Tom prilikom arhivu je pripojeno Arhivsko sabirno središte u Bečeju, koje je osnovano Rešenjem NOO Bečej br. 07-949/58 od 15. decembra 1959.godine.
U zavisnosti od društvenih promena i pravnog sistema zemlje u proteklim decenijama menjao se i status i način finansiranja delatnosti arhiva, ali su sve te promene malo uticale na njegovu osnovnu delatnost. Od 10. januara 1974. godine arhiv se konstituisao kao radna organizacija. Pet godina kasnije, 5. juna 1979. godine, izvršeno je usaglašavanje statusa sa Zakonom o udruženom radu. Bečejski odsek je 21.04.1986. godine registrovan kao poslovna jedinica arhiva. Šestog avgusta 1990. godine arhiv ponovo postaje ustanova, a 11.05.1995. godine izvršeno je usaglašavanje statuta ustanove sa Zakonom.
U finansiranju delatnosti arhiva uvek su učestvovale opštine, no 1990. i 1991. godine najveći deo sredstava je obezbeđen iz budžeta Pokrajine, a od 1992. godine pak preko Ministarstva kulture iz budžeta Republike Srbije.
Istorijski arhiv u Senti od svog osnivanja vrši zaštitu arhivske građe na teritoriji pet opština: Ade, Bečeja, Kanjiže, Sente i Srbobrana.
